RÈGLEMENTS DE L’ASSOCIATION DU PERSONNEL PRÉRETRAITÉ ET RETRAITÉ DE L’UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL
(Révision du 12 mai 2017 incluant les modifications votées le 17 mai 2018)
SECTION 1 - GÉNÉRALITÉS
1.1 NOM
L’Association est connue sous le nom de l’«Association du personnel préretraité ou retraité de l’Université de Montréal» sous le titre abrégé de l’APRÈS l’UM.
1.2 SIÈGE SOCIAL
L’adresse postale du siège social de l’Association est à Montréal : L’APRÈS l’UM Université de Montréal Pavillon 3744 Jean-Brillant - Porte 390-27 C.P. 6128, succursale Centre-Ville Montréal, QC H3C 3J7
SECTION 2 - BUTS
L’Association a pour buts de :
- Défendre de façon efficace les droits et les intérêts du personnel préretraité et retraité de l’Université de Montréal;
- Favoriser les rencontres et la communication entre ses membres;
- Organiser des activités pour promouvoir les objectifs de l’Association;
- Intervenir auprès de tout organisme ou gouvernement susceptible d’améliorer la condition des personnes retraitées.
SECTION 3 - MEMBRES
3.1 CATÉGORIES DE MEMBRES
L’Association se compose de trois (3) catégories de membres : membre actif, membre externe et membre honoraire.
3.1.1 Membre actif :
Tout membre du personnel de l’Université de Montréal, préretraité ou retraité de 55 ans ou plus, intéressé aux buts et aux activités de l’Association et qui paie sa cotisation.
3.1.2 Membre externe :
Toute personne qui ne peut être membre actif, qui est intéressée aux buts et aux activités de l’Association et qui paie la cotisation régulière. Le membre externe a droit aux mêmes avantages et privilèges que le membre actif, sauf le droit de voter aux Assembles générales et aux Assemblées spéciales et de poser sa candidature à un poste au Conseil d’administration.
3.1.3 Membre honoraire :
Toute personne que l’Assemblée générale veut honorer en raison de sa contribution à l’Association et dont la candidature est présentée et appuyée par trois (3) membres actifs. Chaque membre actif, externe ou honoraire peut être accompagné d’une personne bénéficiant des mêmes privilèges lors des activités de l’Association. Des personnes supplémentaires peuvent être invitées à ces activités, à condition d’assumer les coûts additionnels, déterminés par le Conseil d’administration, pour les activités subventionnées (exemple: Dîner de Noël). La priorité sera donnée aux membres actifs lorsque le nombre de places sera limité.
3.2 CARTE DE MEMBRE
Le Conseil d’administration émet la carte de membre.
3.3 COTISATION ANNUELLE
Le montant de la cotisation versé par les membres réguliers à l’Association est déterminé par l’Assemblée générale et est prélevé par retenue à la source (sauf pour les personnes préretraitées). Ce montant n’est pas remboursable.
3.4 PERTE DE LA QUALITÉ DE MEMBRE
Tout membre peut quitter l’Association en adressant un avis écrit au Conseil d’administration de l’Association. L’adhésion peut être annulée en tout temps. Toutefois, l’annulation ne sera effective qu’au 1er janvier ou au 1er juillet suivant la réception de l’avis.
SECTION 4 - ASSEMBLÉES DES MEMBRES
4.1 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
L’Assemblée générale annuelle des membres constitue l’autorité suprême de l’Association. L’Assemblée générale annuelle a lieu à la date que le Conseil d’administration fixe chaque année ; autant que possible dans les trente (30) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de l’Association. Elle se tient à un endroit déterminé par le Conseil d’administration.
4.1.1 AVIS DE CONVOCATION
Toute Assemblée générale annuelle est convoquée au moins dix (10) jours avant sa tenue par avis écrit adressé aux membres qui n’ont pas d’adresse électronique. L’envoi par courriel est considéré comme officiel.
4.1.2 ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les points suivants : - Adoption de l’ordre du jour; - Adoption du procès-verbal de la dernière Assemblée générale; - Rapport des activités du Conseil d’administration; - Adoption du bilan et des états financiers de l’année; - Élection de deux vérificateurs; - Ratification des règlements généraux lorsque modifiés depuis la dernière Assemblée générale annuelle; - Élection des membres du Conseil d’administration.
4.2 ASSEMBLÉE SPÉCIALE
Toute assemblée spéciale des membres est tenue à l’endroit fixé par le Conseil d’administration ou par les personnes qui la réclament.
4.2.1 AVIS DE CONVOCATION
Il appartient à la personne présidente ou au Conseil d’administration de convoquer une telle assemblée lorsqu’elle est jugée opportune pour la bonne administration des affaires de l’Association. Dix (10) membres actifs en règle peuvent faire convoquer une assemblée spéciale. L’avis de convocation doit énoncer l’objet particulier de la réunion.
4.2.2 ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour de toute assemblée spéciale doit se limiter au sujet mentionné dans l’avis de convocation.
4.3 QUORUM
Les membres présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres. Le quorum doit être maintenu durant toute l’assemblée.
4.4 VOTE
Seuls les membres actifs en règle ont droit de vote. Le vote par procuration est prohibé.
SECTION 5 - CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1 COMPOSITION
Le Conseil d’administration compte sept (7) membres élus par les membres actifs présents à l’Assemblée
5.2 CONDITIONS D’ÉLIGIBILITÉ
Tout membre actif en règle est éligible comme membre du Conseil d’administration.
5.3 DURÉE DES MANDATS
Le mandat des membres du Conseil d’administration est de deux (2) ans. Le mandat des administrateurs peut être renouvelé.
5.4 VACANCE
Il y a vacance au Conseil d’administration par suite :
5.4.1 de désistement, de décès ou de maladie ;
5.4.2 d’absences non motivées trop fréquentes. Le Conseil d’administration procède par cooptation pour combler tout poste vacant jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.
5.5 ÉLECTION
Avant de procéder à l’élection, l’Assemblée élit une personne présidente d’élection et une personne secrétaire d’élection parmi ses membres. Ces personnes entrent en fonction immédiatement. La personne présidente d’élection procède à la mise en nomination, poste par poste, en commençant par celui de la personne présidente. Des candidatures sont proposées, appuyées et la personne secrétaire d’élection en prend note. La personne présidente demande aux personnes proposées si elles acceptent leur mise en candidature. La personne présidente d’élection procède ainsi pour chacun des postes à combler. Si plus d’une personne présente leur candidature pour un poste vacant, il y a élection pour l’ensemble de ces postes. Le vote se tient par voie de scrutin secret. La personne présidente d’élection annonce le nom des personnes élues pour chacun des postes à combler.
5.6 DEVOIRS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le Conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de l’Association.
Le Conseil d’administration :
5.6.1 accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’Association, conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie s’il y a lieu et adopte les résolutions qui s’imposent pour réaliser les buts de l’Association ;
5.6.2 prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager ;
5.6.3 détermine les conditions d’admission des membres ;
5.6.4 voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.
5.6.5 Les administrateurs ne sont pas rémunérés.
5.7 RÉUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le Conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l’Association.
5.8 AVIS DE CONVOCATION
C’est la personne secrétaire qui envoie les avis de convocation. La personne présidente, en consultation avec les autres membres du Conseil, fixe la date des réunions. Si elle néglige ce devoir, la majorité des membres peut, sur réquisition écrite au secrétaire, convoquer le Conseil pour telle date, telle heure, à tel endroit et établir l’ordre du jour. L’avis de convocation du Conseil d’administration est acheminé par courrier électronique. Exceptionnellement, cet avis peut se donner par téléphone. Le délai de convocation est d’au moins deux (2) jours ouvrables.
5.9 QUORUM
Le quorum est de quatre (4) membres sur sept (7).
5.10 DÉMISSION
Tout membre du conseil d’administration peut quitter sa fonction en tout temps en adressant par écrit sa démission au Conseil d’administration. La date de la démission prend effet à compter de la date d’envoi de la démission ou à la date mentionnée par le membre du Conseil d’administration, la dernière de ces dates étant à retenir.
SECTION 6 – RESPONSABILITÉ DES MEMBRES DU CONSEIL
6.1 PERSONNE PRÉSIDENTE
La personne présidente est la première administratrice de l’Association.
6.1.1 Elle préside les réunions du Conseil d’administration et les assemblées générales des membres.
6.1.2 Elle représente l’Association en toute occasion, mais elle peut y déléguer un remplaçant.
6.1.3 Elle signe, avec la personne trésorière ou tout autre administrateur, tout document qui requiert sa signature.
6.1.4 Elle exerce les fonctions qui appartiennent à ce poste et toute autre fonction que peut lui assigner le Conseil d’administration.
6.2 PERSONNE VICE-PRÉSIDENTE
La personne vice-présidente exerce toutes les fonctions de la personne présidente en l’absence de celle-ci ou en cas de son incapacité d’agir. Elle exerce, de plus, toute autre fonction que peut lui assigner le Conseil d’administration.
6.3 PERSONNE SECRÉTAIRE
La personne secrétaire a les fonctions et les responsabilités suivantes :
6.3.1 Elle agit comme secrétaire aux réunions du Conseil d’administration et aux assemblées générales des membres ;
6.3.2 Elle envoie tous les avis de convocation ; 6.3.3 Elle a la garde des registres des procès-verbaux et autres documents ; elle tient à jour un registre des membres de l’Association ;
6.3.4 Elle signe, avec le président ou un autre administrateur autorisé tout document qui requiert sa signature ;
6.3.5 Elle prend charge de l’administration de l’Association en cas de démission du Conseil d’administration et convoque d’urgence une assemblée générale spéciale pour l’élection d’un nouveau Conseil d’administration ;
6.3.6 Elle exerce toute autre fonction que lui assigne le Conseil d’administration.
6.4 PERSONNE TRÉSORIERE
La personne trésorière a les fonctions et les responsabilités suivantes :
6.4.1 Elle a la charge des fonds et des valeurs de l’Association et il doit les déposer au nom de celleci dans les banques ou institutions financières que choisit le Conseil d’administration ;
6.4.2 Elle est responsable de leur utilisation conformément aux règlements de l’Association et à l’autorisation des administrateurs ;
6.4.3 Elle signe, avec le président, le secrétaire ou un autre administrateur autorisé par le Conseil, tous les chèques, effets de commerce ou autres documents quirequièrent sa signature ;
6.4.4 Elle a la garde des livres où sont enregistrées les opérations et affaires de l’Association, ainsi que la garde de tout document s’y rapportant ; elle doit les tenir à jour et elle doit, dans un délai raisonnable, les produire à la demande de tout administrateur ;
6.4.5 Elle exerce toute autre fonction que lui assigne le Conseil d’administration.
6.5 TROIS (3) PERSONNES ADMINISTRATRICES
Les autres membres élus ont les pouvoirs et devoirs que le Conseil d’administration leur assigne.
6.6 COMITÉS
Le Conseil d’administration peut, quand il le juge nécessaire pour le bon fonctionnement de l’Association, constituer un ou des comités. Toutes les décisions ou recommandations des comités doivent être présentées au Conseil d’administration.
SECTION 7 - FINANCES
7.1 SIGNATURE DES EFFETS DE COMMERCE ET DES CONTRATS OU ENGAGEMENTS
Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce, contrats ou conventions engageant l’Association ou la favorisant doivent être signés par deux (2) membres du Conseil désignés dont le trésorier. Le Conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil, par résolution, pour exercer cette fonction. Tout chèque payable à l’Association doit être déposé au compte de l’Association.
7.2 AFFAIRES BANCAIRES
Le Conseil d’administration détermine l’institution financière avec laquelle l’Association transigera.
7.3 EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier de l’Association commence le 1er du mois de mai et se termine le 30 du mois d’avril suivant à moins d’une décision différente du Conseil d’administration.
7.4 VÉRIFICATION
Les États financiers seront vérifiés chaque année et soumis à l’Assemblée générale annuelle. Les livres de l’Association peuvent être consultés sur demande des membres.
SECTION 8 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Pour toute question d’interprétation des présents règlements, notamment sur la procédure des assemblées, l’Association s’en remet au « Guide des procédures des assemblées délibérantes » publié par le Secrétariat général de l’Université de Montréal en 2001.